• Responsabile Facilities & Utilities
• Ufficio acquisti di:
  • Imprese
  • Service di manutenzione
  • Enti Pubblici
  • Catene grande distribuzione
  • Infrastrutture

L'approvvigionamento nel building management mira a:

• Ridurre i costi (Lean Procurement): Eliminare sprechi e ottimizzare la catena del valore
• Garantire la conformità: Rispettare le normative di sicurezza e ambientali
• Migliorare l'efficienza: Assicurare continuità operativa, ad esempio anticipando la manutenzione attraverso BMS

Impostare il processo Acquisti per gli Indiretti nel contesto Building & Facility

• Mappare il processo end-to-end degli acquisti indiretti in ambito building (dalla richiesta interna alla gestione del contratto)
• Chiarire ruoli, responsabilità e interfacce tra Facility/Servizi Generali/Manutenzione, Ufficio Acquisti, HSE (Health, Safety & Environment), Amministrazione e fornitori

• Definire criteri di standardizzazione per richieste ricorrenti (cataloghi, listini, fornitori qualificati, template di RdA/RdO)

Governare il portafoglio di spesa: categorie, priorità, rischi, impatto economico

• Costruire una vista “per categorie” degli indiretti tipici del building (servizi + materiali/ricambi/consumabili)
• Segmentare il portafoglio per: tipologia, frequenza di acquisto/riordino, criticità per la continuità operativa, impatto economico e vincoli normativi
• Identificare dove si crea costo “invisibile” (urgenze, micro-acquisti, extra-canone, varianti, non conformità) e dove intervenire in logica Lean Procurement

Gestire RdA e Richieste di Offerta in modo robusto

• Strutturare una RdA (Richiesta di Acquisto) efficace: obiettivo, scope, vincoli, priorità, requisiti minimi, criteri di accettazione
• Preparare una richiesta di offerta “a prova di equivoco” per servizi (specifiche tecniche, livelli attesi, vincoli operativi, tempi, modalità di misurazione)
• Impostare criteri di confronto offerte non solo sul prezzo: qualità del servizio, continuità, compliance, capacità di presidio, tempi di risposta, penali/bonus

Valutare e selezionare fornitori di servizi: confronti, simulazioni, decisioni

• Simulare confronti tra offerte reali (pulizie, sicurezza, manutenzioni impiantistiche, verifiche/controlli periodici, ecc.)
• Applicare griglie di valutazione e pesi (tecnico–economico), evidenziando trade
• off tipici “building”: costo vs affidabilità, prezzo vs presidio, canone vs extra
• Evidenziare punti critici contrattuali che generano extracosti (ambiguità di perimetro, esclusioni, chiamate urgenti, materiali, tempi)

Definire cosa “mettere a contratto”: tipologie di servizi e logiche di fornitura

• Distinguere servizi “a canone” vs “a consumo” vs “a chiamata” e relative implicazioni su budget e controllo
• Impostare livelli di servizio misurabili (SLA – Service Level Agreement) e indicatori minimi per monitorare l’erogazione (qualità, tempi, disponibilità, conformità)
• Preparare capitolati e perimetri coerenti con la realtà operativa (accessi, vincoli di sicurezza, autorizzazioni, finestre impianto, continuità)

Inquadrare le principali fattispecie contrattuali per servizi nel building

• Riconoscere le principali forme contrattuali applicabili ai servizi (appalto/fornitura/servizi continuativi) e i riflessi su responsabilità e gestione
• Prevenire i rischi tipici: responsabilità operative, non conformità, contestazioni, varianti, gestione subappalti
• Allineare contratto, operatività e controlli (come evitare che il contratto “viva” solo in amministrazione)