Uno degli elementi fondamentali che consentono a un Purchasing manager di assolvere in modo adeguato all’incarico assegnatogli dall’azienda è conoscere i processi che deve saper implementare e gestire con il supporto delle altre funzioni aziendali, in modo da riuscire ad assumere il ruolo di owner riconosciuto di tali processi.
Sono stati definiti a tal fine 5 sotto-processi chiave che, qualora opportunamente implementati e connessi in modo organico tra di loro, consentono a un’azienda di massimizzare il valore che il processo d’acquisto può portare all’azienda stessa.
Questo modulo si pone come obiettivo di illustrare nel dettaglio questi processi e di trasferire tutti i suggerimenti operativi che ne possono facilitare l’implementazione nella propria azienda.

• Missione dell’ufficio acquisti
• Codice etico e Policy acquisti
• Processo d’acquisto e sue fasi principali
• I 5 sotto-processi chiave e le loro caratteristiche principali:
  • Demand management
  • Category management
  • Vendor management
  • Contract management
  • Risk management
• Cost e Price analysis
• Total Cost of Ownership (TCO)
• Budgeting
• KPI, Obiettivi e Reporting
• Esempi e criteri di certificazione
• Definizione e implementazione di un progetto di trasformazione
  • Mappatura della situazione attuale (“As Is”)
  • Definizione di un piano di miglioramento (“To Be”)

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Una delle responsabilità di un qualsiasi manager deve essere quella di saper organizzare e gestire il suo team.
Questo significa saper definire ruoli, responsabilità, saper verificare la capacità di ogni risorsa di realizzare i compiti assegnati e saper misurare e valutare nel tempo le sue performance.
L'obiettivo di questo Modulo è quello di creare consapevolezza sulle reali esigenze di un ufficio acquisti e di fornire strumenti ed esempi applicativi che consentano al Purchasing manager di individuare le soluzioni più idonee sia in termini di organizzazione che di modalità di gestione e controllo.

Organizzazione aziendale (modelli e caratteristiche)

• Organizzazione ufficio acquisti (modelli e caratteristiche)
• Valutazione carichi di lavoro e dimensionamento ufficio

Gli attori chiave del team Acquisti:

• Ruolo e responsabilità
• Competenze distintive
• Mappatura e sviluppo competenze

Gestione performance:

• Definizione KPI
• Assegnazione Score Card
• Assegnazione e monitoraggio obiettivi (logica PDCA)

Gestione del Team:

• Creazione di un team ad alta prestazione
• Valutazione stili comportamentali
• Valutazione stili di leadership

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Contenuti

• Il concetto di “Valore” nei rapporti di fornitura
• Le competenze distintive degli acquisti
• La norma UNI ISO 20400: gli acquisti sostenibili
• Material Hedging
• La Business Continuity e i fattori abilitanti
• Il rischio nella Supply Chain
• Rischio nuova fornitura
• Rischio fornitura corrente
• La gestione del “Single Source”
• Come condividere il rischio con il fornitore
• gli Accordi Quadro di Partnership

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Il Purchasing manager deve saper incentivare il coinvolgimento dello Stakeholder.
Per fare questo occorre mettere lo stakeholder e le sue esigenze al centro delle attenzioni dell'ufficio acquisti riducendo il rischio che questi si possa sentire un mero "esecutore" e occorre prestare attenzione al fatto che il coinvolgimento richiesto non gli comporti un trasferimento di rischio o costo.
Per facilitare il miglioramento dell'interfunzionalità occorre essere estremamente rigorosi nella definizione dei processi e cercare condivisione fin dalle primissime fasi del processo d'acquisto e non solo in alcuni suoi momenti specifici.
Ci sono poi alcune tecniche utilizzate dalle aziende che sono da questo punto di vista più evolute e che possono facilitare e accelerare il processo.

Tecniche di marketing Interno:

• Individuazione esigenze delle varie funzioni aziendali
• Condivisione di obiettivi e processo
• Manutenzione del processo d'acquisto (Tecnica del “Brown paper”)
• Valutazione ICS (Internal Customer Satisfaction)

Aspetti comportamentali:

• Individuazione delle esigenze della controparte
• Valutazione del proprio stile comportamentale
• Come sviluppare comportamenti assertivi ed empatici
• Tecniche di gestione del potenziale conflitto

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